Installateurs moeten mobiel toegang hebben tot hun ERP-software en eenvoudig projecten in realtime kunnen beheren.
Bedrijven op het gebied van installatie en onderhoud hebben software nodig waarmee orders, meestal voor het beheer en de installatie van technische systemen en apparaten, overzichtelijk kunnen worden gemanaged. Naast uitgebreide functies voor projectmanagement, orderverwerking en inkoop vraagt dit ook om een mobiele versie van het ERP-systeem.
Een ERP systeem voor installateurs bevat al veel belangrijke functies in de standaardversie. Hieronder willen we nader bekijken wat hiervoor precies van belang is. We willen ook ingaan op de individuele functies en hun voordelen voor de praktijk van installateurs.
ERP-systeem speciaal voor installateurs
Met ERP-software kunnen bedrijven hun middelen bedrijfsbreed plannen en beheren. Hierdoor kan enorm veel capaciteit worden bespaard en kunnen processen veel efficiënter worden gemaakt. De betekenis van een ERP systeem voorziet hierin. Enterprise resource planning beschrijft de taak om verspilling te detecterenen te vervangen door lean en efficiënte processen. Een ERP-software ondersteuntde softwarekant bij deze taak. Hiervoorworden alle processen digitaal in kaart gebracht en wordende gegevens samengevoegd tot een centrale database.
Daarom is het belangrijk dat het ERP-systeem perfect bij het bedrijf past en alle belangrijke processen kan vertegenwoordigen. Hiervoor bestaat een ERP-software uit verschillende modules. Elk van deze modules vertegenwoordigt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied en heeft tal van functies die de dagelijkse processen van deze afdelingen ondersteunen.
Veel ERP-leveranciers zijn gespecialiseerd in specifieke industrieën en hebben hun oplossingen afgestemd op de behoeften van deze bedrijven. Tal van systemen die speciaal zijn ontworpen voor de eisen van installateurs zijn ook op de markt te vinden. Deze bevatten dan bijvoorbeeldfuncties waarmee het mogelijk is om systemen op afstand te onderhouden, orders en SLA’s te beheren en het systeem via mobiele apparaten te kunnen gebruiken.
Hieronder willen we enkele van deze hoogtepunten van een branchespecifieke business software voor installateurs bekijken en ook kijken naar de concrete toepassingsgebieden hiervan.
Orderbeheer
Alle binnenkomende orders kunnen efficiënt worden beheerd en weergegeven met orderbeheer. Voor elke order worden de bijbehorende documenten en SLA’s centraal opgeslagen, zodat alle betrokken actoren altijd direct kunnen zien wat er voor een specifieke order moet gebeuren. Elk proces daarin kan worden toegewezen aan een medewerker, die het vervolgens verwerkt.
Met de geïntegreerde voortgangsbewaking is het altijd mogelijk om te zien hoe ver een order al gevorderd is en wat er nog nodig is om deze af te ronden. Als de verwerking van een bestelling op één plaats stopt, kan dit direct worden weergegeven en kunnen passende maatregelen worden genomen.
Zodra een bestelling is voltooid, kan het systeem direct zoeken naar cyclisch terugkerende onderhoudsdata en deze invoeren. Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat de systemen ook na oplevering regelmatig onderhouden kunnen worden, zonder proactief te hoeven zoeken naar data.
Magazijnbeheer en inkoop
Het is belangrijk om alle benodigde materialen voor orderverwerking op voorraad te hebben. Tegelijkertijd moet er echter ook voor worden gezorgd dat ze niet overvol zijn en te veel kapitaal vastbinden. Bij de ingang van de wagen wordt elk item gemarkeerd en toegewezen aan de ideale opslaglocatie.
Op deze manier is het voor alle actoren duidelijk of een artikel vrij is of al geclassificeerd voor een specifiek proces. Door de data te evalueren kan de vraag op termijn nauwkeuriger worden berekend. Op deze manier kan precies de hoeveelheid goederendie echt nodig is altijd op voorraad worden gehouden.
Als een artikel uit het magazijn wordt verwijderd, maakt het systeem ook een bijbehorend voorstel voor nabestelling. Dit wordt vervolgens direct doorgestuurd naar de inkoopafdeling en daar verwerkt.
Gegevens importeren en exporteren
Vooral op het gebied van installatie en onderhoud is het belangrijk om gegevens met klanten te kunnen uitwisselen zonder mediadiscontinuïteit. Dit geldt enerzijds voor specifieke machinegegevens, maar ook voor ordergegevens en facturen. Om dit alles te kunnen garanderen, zijn geschikte interfaces nodig voor de introductie of export van gegevens in verschillende formaten.
Mobiele ERP-versie
Ook is het belangrijk dat medewerkers mobiel toegang hebben tot de ERP-software. Enerzijds om lopende orders en belangrijke documenten en informatie daarover te kunnen inzien. Aan de andere kant echter ook om hun werkuren te kunnen registreren, die vervolgens later aan de klant worden gefactureerd.
Ook de communicatie met het kantoorpersoneel speelt vaak een belangrijke rol. Zo kunnen nabestellingen eenvoudig worden ingevoerd en verzonden via de mobiele ERP-versie. Zo worden communicatiekanalen enorm ingekort en kan er op veel vlakken sneller gewerkt worden.
Vind het juiste ERP-systeem voor installateurs
Het vinden van het juiste softwarepakket voor uw eigen bedrijf kan erg lastig zijn gezien het grote aantal verschillende systemen op de markt. Met de juiste voorbereiding en de kennis van welke eisen en eisen je aan een systeem stelt, is het zoeken meestal een stuk eenvoudiger.